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南昌工程学院电子邮件系统管理办法

第一章 总则

为确保南昌工程学院电子邮件系统规范、安全和有效运行,根据《中华人民共和国计算机信息系统安全保护条例》、《计算机信息网络国际联网安全保护管理办法》等法律法规和《南昌工程学院信息与网络管理办法》,特制定本办法。

南昌工程学院电子邮件系统是南昌工程学院用于工作联系的正式电子邮件系统,统一使用mail.nit.edu.cn域名,可提供多种方式收发电子邮件服务。

第二章 组织管理

网络信息中心是学校电子邮件系统的主管部门,负责系统规划、建设、管理和提升,技术保障科负责后台管理和安全管理;教学资源科负责日常账户管理,负责本校电子邮箱教工信息的审核。

第三章 帐户管理

南昌工程学院电子邮件系统帐户管理包括创建用户、用户信息维护、用户密码重置、用户帐号停用等,帐户管理工作由教学资源科管理员负责。异常情况由技术保障科处理。

帐户名称遵循以下帐户命名规范:

邮件帐户采用“用户个人标识.企业简拼代码@nit.edu.cn”的形式;

用户个人标识以本人中文名字的汉语拼音为基础,进行各种组合,长度应大于2位,“用户个人标识.企业简拼代码”部分字符总长度不大于20位;

用户个人标识中不可使用的字符包括“#”、“*”、“&” 等,不能重复出现的可用符号包括“_”、“-”、“.”等;

非正式员工邮件帐户在满足命名规范的前提下,在帐户最前面加标识“t-”;

邮件通讯组帐户在帐户名最前面加标识“g-”。

员工离职后电子邮件帐户必须立即停用,停用半年后删除。

用户申请密码重置,在确认用户身份后,由帐户管理员重置,重置后应及时提示用户更改密码。

用户密码设置策略为密码长度不小于6,至少包含数字、大写字母、小写字母以及符号(~!@#$%^&*()_+/\|[]{}?><;:'"等)的其中3种。

第四章 电子邮箱管理

正式教工邮箱申请及停用。

正式教工申请邮箱,需本人填写电子邮件服务申请表,经中心批准后,提交本帐户管理员创建帐户,开通邮箱。

个人邮箱仅限本人使用,邮箱密码由用户自行保管,用户对自己的邮箱使用负责。

每学期定期对离职教工的邮箱进行清理。

业务邮箱申请及停用。

业务邮箱是专用于处理某项业务的公共邮箱,原则上由多人使用。

业务邮箱帐户由申请单位指定责任人填写电子邮件服务申请表,网络信息中心审批后,提交本帐户管理员创建帐户,开通邮箱。

业务邮箱责任人要承担业务安全责任,监管业务邮箱其他使用人遵守相关管理办法和安全规定。

业务邮箱禁止以任何形式转让给本业务范围以外的人员使用。

业务邮箱的使用期限最长为三年,到期后自动停用,延期使用需办理申请手续。

邮件通讯组申请及停用

邮件通讯组是多个邮箱帐户的集合,主要将接收到的邮件分发到组内各个邮箱,不能直接发送邮件。

邮件通讯组帐户由申请单位指定责任人填写电子邮件服务申请表,经信息中心审批后,提交帐户管理员创建帐户。

邮件通讯组使用期限最长为两年,到期后自动停用,延期使用需办理申请手续。

用户邮箱设置变更,由本人或责任人填写申请表,提交网络信息中心由系统管理员进行处置。

为防止邮箱空间不足,用户应及时清理邮件,避免邮件收发不正常;一年没有登录过的用户邮箱,将被系统停用,重新开通需本人申请;电子邮箱严禁传输保密信息。

电子邮件服务申请表由网络信息中心存档。

第五章 运行维护管理

加强电子邮件系统的运行管理,建立和完善系统配置信息档案;做好运行监控工作,实时进行系统状态监控、汇集和诊断;做好运行记录工作,包括设备运行记录、巡回检查记录、维护保养记录等,原始记录应准确、清楚,符合相关管理制度的要求,且保存完好。

系统管理员要严格按照有关规定进行系统备份管理,填写备份作业记录,妥善保管备份记录数据,按时更新。定期进行备份恢复测试,检查备份有效性和系统恢复能力。

系统变更要严格按照相关流程办理变更申请和审批手续;变更结束后,要保存好各类变更文档。

系统正常停机应提前向中心领导申请,批准后方可执行,停机前一天要通知用户。系统的启动和关闭应严格按照系统启动和关闭的流程和步骤由系统管理员负责操作。

第六章 安全管理

定期对电子邮件系统进行安全检查。

按照权限最小化原则,对总部和企业帐户管理员适当授权,防止未经授权的访问。

按照有关规定保存好用户登录和注销等事件信息;用户邮箱数据的导入、导出和查询,按照规定审批后进行。

信息系统管理部统一协调电子邮件系统节点补丁安装,安装采用集中分发的方式。

建立系统应急预案。如遇突发事件,系统管理员可采取紧急停机措施。在采取措施的同时,报告中心主任和通知所有用户。

第七章 附 则

本办法由网络信息中心负责解释。

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